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Zapier-Integrationsleitfaden

Kurzantwort: Automatisieren Sie Surmado Berichte mit Zapier. Richten Sie ein Surmado webhook_url auf einen Zapier-Catch-Hook-Trigger aus. Zapier empfängt die Abschluss-Payload (mit bereits ausgelesenen Kennzahlen) und leitet sie an Google Sheets / Slack / Notion / E-Mail weiter. Für tiefere Daten rufen Sie anschließend mit Ihrem API-Schlüssel die REST API ab. Fünf gängige Workflows sind enthalten: Quartalsverfolgung, Wettbewerbsalarme, Notion-Übersichten, Strategy-Zusammenfassungen und Berichte für mehrere Agenturkunden.

Lesezeit: 18 Minuten

In diesem Leitfaden:

  • Quartalsverfolgung automatisieren: Sie fangen den Surmado Webhook report.completed auf, lesen report.summary.presence_score und verwandte Felder und fügen eine Zeile in Google Sheets an (3 Zapier-Tasks pro Job)
  • Wettbewerbsalarme bei schwacher Positionierung einrichten mit Filter by Zapier auf report.summary.competitive_rank und einer Slack-Nachricht nur bei Rang > 3 (4 Tasks, wenn ausgelöst)
  • Notion-Datenbank für Site Audit Berichte einrichten mit report.summary.seo_score, performance_score, accessibility_score und critical_issues_count sowie dem Objekt quick_wins (4 Tasks pro Job)
  • Strategy-Abschlussmeldungen an die Führung senden: Strategy-Webhooks enthalten keine Zusammenfassung, aber Sie erhalten report.pdf_url (einen 30 Tage gültigen Magic Link), den Sie direkt in eine E-Mail einbetten können (3 Tasks pro Job)
  • Kundenübergreifende Agentur-Übersicht aufbauen: Eine zentrale Google-Sheets-Tabelle wird mit den Kennzahlen aller Kunden gefüllt, wobei report.summary.business_name aus der Payload als Kundenfilter dient (3-4 Tasks pro Kundenbericht)

Kosten: Der Zapier-Tarif Starter ($20/Monat) unterstützt diese Workflows.

Voraussetzungen

Was Sie brauchen

  1. Zapier-Konto (mindestens Tarif Starter für mehrstufige Zaps)
  2. Surmado Konto mit API-Zugang (in allen Tarifen enthalten: PAYG, Pro und Pro+)
  3. Ein Surmado API-Schlüssel (sur_live_...): Erstellen Sie ihn unter app.surmado.com → Settings → API Keys
  4. Konto der Zielanwendung (Google Sheets, Slack, Notion usw.)

Anforderungen an den Zapier-Tarif

Free-Tarif:

  • 100 Tasks/Monat
  • Nur einstufige Zaps
  • Nicht ausreichend für Surmado Workflows (sie brauchen mehrere Schritte)

Starter-Tarif ($20/Monat):

  • 750 Tasks/Monat
  • Mehrstufige Zaps (erforderlich)
  • Empfohlenes Minimum

Professional-Tarif ($50/Monat):

  • Unbegrenzte Zaps
  • Paths (bedingte Logik)
  • Empfohlen für Agenturen mit mehreren Kunden

Das Integrationsmuster

Alle fünf Workflows unten haben denselben Aufbau:

  1. Trigger: Webhooks by Zapier: “Catch Hook”. Zapier gibt Ihnen eine eindeutige URL.
  2. Surmado konfigurieren, sodass es Berichtsabschlüsse per POST an diese URL sendet, indem Sie beim Erstellen des Berichts webhook_url übergeben.
  3. Auslesen der eingehenden Payload. Zapier macht verschachteltes JSON mit __ (doppeltem Unterstrich) flach, sodass report.summary.presence_score in der Feldauswahl von Zapier zu report__summary__presence_score wird.
  4. (Optional) Abruf über die REST API, wenn Sie Felder jenseits der Zusammenfassung brauchen. Rufen Sie GET https://api.surmado.com/v1/reports/{{report__id}} mit dem Header Authorization: Bearer sur_live_YOUR_KEY auf.
  5. Handeln: in Google Sheets schreiben, in Slack posten, eine Notion-Seite anlegen usw.

Beispiel für eine Webhook-Payload

{
  "event": "report.completed",
  "timestamp": "2026-04-15T12:00:00+00:00",
  "report": {
    "id": "rpt_abc123xyz",
    "token": "SIG-2026-04-A1B2C",
    "product": "signal",
    "status": "completed",
    "tier": "basic",
    "data_url": "https://api.surmado.com/v1/reports/rpt_abc123xyz",
    "pdf_url": "https://api.surmado.com/v1/reports/view/VIEW_TOKEN",
    "summary": {
      "business_name": "Acme Coffee Roasters",
      "industry": "Food & Beverage",
      "brand_url": "https://acme.com",
      "presence_score": 34.2,
      "authority_score": 42.7,
      "competitive_rank": 4,
      "top_competitor": "Blue Bottle",
      "insights_summary": ["Presence score: 34.2 (↑5.5)", "..."]
    }
  }
}

Strategy-Berichte ("product": "solutions") kommen ohne summary-Objekt an. Verwenden Sie stattdessen report.pdf_url und report.token.

Workflow 1: Quartalsverfolgung in Google Sheets

Anwendungsfall Quartalsverfolgung

Jedes Mal, wenn ein AI Visibility Bericht abgeschlossen ist, fügen Sie die Kennzahlen für die Zeitreihenverfolgung einer Google-Sheets-Tabelle hinzu.

Einrichtung der Quartalsverfolgung

Schritt 1: Google Sheet erstellen

Name der Tabelle: AI Visibility Tracking

Spalten:

  • A: Date
  • B: Token
  • C: Business Name
  • D: Presence Score
  • E: Authority Score
  • F: Competitive Rank
  • G: Top Competitor

Schritt 2: Den Zap erstellen, Catch-Hook-Trigger

Trigger: Webhooks by Zapier → Catch Hook

Zapier gibt Ihnen eine URL wie https://hooks.zapier.com/hooks/catch/12345/abcdef/. Kopieren Sie sie.

Schritt 3: Surmado so konfigurieren, dass es den Webhook sendet

Wenn Sie einen AI Visibility Bericht über die API erstellen, geben Sie webhook_url mit:

curl -X POST https://api.surmado.com/v1/reports/signal \
  -H "Authorization: Bearer sur_live_YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "brand_slug": "acme_corp",
    "url": "https://acme.com",
    "email": "founder@acme.com",
    "industry": "B2B SaaS",
    "location": "United States",
    "persona": "Small business owners",
    "pain_points": "Losing track of customer conversations",
    "brand_details": "Simple CRM with email integration",
    "direct_competitors": "HubSpot, Pipedrive",
    "webhook_url": "https://hooks.zapier.com/hooks/catch/12345/abcdef/"
  }'

Lösen Sie einen Bericht aus, damit Zapier eine Beispiel-Payload erfassen kann. (Sie können vorher auch webhook.site verwenden, um die Struktur anzusehen, bevor Sie Zapier einrichten.)

Schritt 4: Filter, nur abgeschlossene AI Visibility Berichte verarbeiten

Aktion: Filter by Zapier

Bedingungen (alle müssen zutreffen):

  • event Exactly matches report.completed
  • report__product Exactly matches signal

Schritt 5: In Google Sheets hinzufügen

Aktion: Google Sheets → Create Spreadsheet Row

Spaltenzuordnung:

  • Date: {{timestamp}}
  • Token: {{report__token}}
  • Business Name: {{report__summary__business_name}}
  • Presence Score: {{report__summary__presence_score}}
  • Authority Score: {{report__summary__authority_score}}
  • Competitive Rank: {{report__summary__competitive_rank}}
  • Top Competitor: {{report__summary__top_competitor}}

Schritt 6: Testen und aktivieren

Testen: Lösen Sie einen echten AI Visibility Bericht mit der Webhook-URL aus. Prüfen Sie, dass die Zeile erscheint.

Aktivieren: Schalten Sie den Zap ein.

Zusammenfassung des Workflows Quartalsverfolgung

1. Webhooks by Zapier: Catch Hook (Surmado POSTs report.completed)
   ↓
2. Filter: event = report.completed, product = signal
   ↓
3. Google Sheets: Create row with summary metrics

Zapier-Tasks pro Job: 3 Tasks.

Workflow 2: Wettbewerbsalarme in Slack

Anwendungsfall Wettbewerbsalarme

Wenn ein AI Visibility Bericht zeigt, dass Sie schlechter als Rang 3 liegen, posten Sie einen Slack-Alarm.

Einrichtung der Wettbewerbsalarme

Schritte 1-3: Wie in Workflow 1

(Catch Hook → webhook_url bei Berichten konfigurieren → Beispiel-Payload erfassen)

Schritt 4: Filter, nur bei Rang > 3 alarmieren

Aktion: Filter by Zapier

Bedingungen (alle müssen zutreffen):

  • event Exactly matches report.completed
  • report__product Exactly matches signal
  • report__summary__competitive_rank (Number) Greater than 3

Schritt 5: Slack-Nachricht senden

Aktion: Slack → Send Channel Message

Kanal: #marketing (oder der Kanal Ihres Teams)

Nachricht:

:warning: Competitive rank alert for *{{report__summary__business_name}}*

Ranked *#{{report__summary__competitive_rank}}* in AI visibility.

*Presence score*: {{report__summary__presence_score}}
*Authority score*: {{report__summary__authority_score}}
*Top competitor*: {{report__summary__top_competitor}}

View full report: {{report__pdf_url}}
Report token: `{{report__token}}`

Zusammenfassung des Workflows Wettbewerbsalarme

1. Catch Hook
   ↓
2. Filter: product = signal AND competitive_rank > 3
   ↓
3. Slack: Alert with metrics + PDF link

Zapier-Tasks, wenn ausgelöst: 4 Tasks (der Filter zählt als Task).

Workflow 3: Site Audit Ergebnisse in eine Notion-Datenbank

Anwendungsfall Site Audit

Legen Sie für jeden abgeschlossenen Site Audit Bericht eine Notion-Datenbankseite mit den Werten und den wichtigsten Quick Wins an.

Einrichtung Site Audit

Schritt 1: Notion-Datenbank erstellen

Name der Datenbank: Site Audit Reports

Eigenschaften:

  • Title (Title): [Brand] - [Date]
  • Token (Text): Intelligence Token
  • SEO Score (Number): 0-100
  • Performance Score (Number): 0-100
  • Accessibility Score (Number): 0-100
  • Total Pages (Number)
  • Critical Issues (Number)
  • Report Date (Date)
  • PDF (URL)

Schritte 2-3: Gleiche Catch-Hook-Einrichtung

Erstellen Sie einen Catch Hook und konfigurieren Sie dann Site Audit Berichte so, dass sie per POST an diese URL senden:

curl -X POST https://api.surmado.com/v1/reports/scan \
  -H "Authorization: Bearer sur_live_YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "brand_slug": "acme_corp",
    "url": "https://www.acme.com",
    "email": "founder@acme.com",
    "webhook_url": "https://hooks.zapier.com/hooks/catch/12345/abcdef/"
  }'

Schritt 4: Filter, nur abgeschlossene Site Audits verarbeiten

Bedingungen:

  • event Exactly matches report.completed
  • report__product Exactly matches scan

Schritt 5: Quick Wins mit Code by Zapier formatieren

Aktion: Code by Zapier → Run Python

Input Data:

  • quick_wins: {{report__summary__quick_wins}} (übergibt das Objekt als JSON)

Code:

import json

raw = input_data.get('quick_wins', '{}')
try:
    quick_wins = json.loads(raw) if isinstance(raw, str) else (raw or {})
except Exception:
    quick_wins = {}

lines = [f"- **{area.replace('_', ' ').title()}**: {text}"
         for area, text in quick_wins.items() if text]

output = {'quick_wins_md': '\n'.join(lines) if lines else 'No quick wins surfaced.'}

Schritt 6: Notion-Seite erstellen

Aktion: Notion → Create Database Item

Datenbank: Site Audit Reports

Zuordnung der Eigenschaften:

  • Title: {{report__summary__business_name}} - {{timestamp}}
  • Token: {{report__token}}
  • SEO Score: {{report__summary__seo_score}}
  • Performance Score: {{report__summary__performance_score}}
  • Accessibility Score: {{report__summary__accessibility_score}}
  • Total Pages: {{report__summary__total_pages}}
  • Critical Issues: {{report__summary__critical_issues_count}}
  • Report Date: {{timestamp}}
  • PDF: {{report__pdf_url}}

Seiteninhalt:

## Quick Wins

{{quick_wins_md}}

## Executive Summaries

**Pages**: {{report__summary__page_analysis_summary}}

**Links**: {{report__summary__link_analysis_summary}}

**Schema**: {{report__summary__schema_strategy_summary}}

**Content gaps**: {{report__summary__content_gaps_summary}}

## Intelligence Token

`{{report__token}}`

Fetch full data: `GET https://api.surmado.com/v1/reports/{{report__id}}` with Bearer auth.

Zusammenfassung des Workflows Site Audit

1. Catch Hook
   ↓
2. Filter: product = scan
   ↓
3. Code by Zapier: Format quick_wins object into Markdown
   ↓
4. Notion: Create database page with scores + quick wins

Zapier-Tasks pro Job: 4 Tasks.

Workflow 4: Strategy-Abschlussmeldung

Anwendungsfall Strategy-Meldung

Wenn ein Strategy Bericht geliefert wird, senden Sie der Führung eine E-Mail mit dem PDF-Link.

Hinweis zu Strategy-Webhooks

Strategy-Webhooks ("product": "solutions") enthalten kein summary-Objekt. Die strukturierte Ausgabe des Strategy Berichts ist derzeit nicht über die REST API verfügbar. Sie erhalten: report.id, report.token, report.pdf_url und report.data_url. Verwenden Sie den PDF-Link in Ihrer Meldung.

Einrichtung der Strategy-Meldung

Schritte 1-3: Gleiche Catch-Hook-Einrichtung

Erstellen Sie Strategy Berichte mit einem webhook_url:

curl -X POST https://api.surmado.com/v1/reports/solutions \
  -H "Authorization: Bearer sur_live_YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "brand_slug": "acme_corp",
    "email": "founder@acme.com",
    "business_story": "B2B SaaS CRM, 50 employees, $3M ARR",
    "decision": "Should we build a mobile app or improve the web experience?",
    "success": "40% engagement increase in 6 months",
    "timeline": "Need decision in next 30 days",
    "scale_indicator": "regional",
    "webhook_url": "https://hooks.zapier.com/hooks/catch/12345/abcdef/"
  }'

Schritt 4: Filter, nur abgeschlossene Strategy Berichte

Bedingungen:

  • event Exactly matches report.completed
  • report__product Exactly matches solutions

Schritt 5: E-Mail über Gmail senden

Aktion: Gmail → Send Email

To: leadership@yourcompany.com

Subject: Strategy report ready — token {{report__token}}

Body Type: HTML

Body:

<p>A Strategy report has been delivered.</p>

<p><strong>Token:</strong> <code>{{report__token}}</code></p>

<p><a href="{{report__pdf_url}}">View the full report (PDF)</a></p>

<p><small>The PDF link is a magic-link URL valid for approximately 30 days.
For programmatic access to the report metadata, call
<code>GET https://api.surmado.com/v1/reports/{{report__id}}</code>
with your Surmado API key.</small></p>

Zusammenfassung des Workflows Strategy-Meldung

1. Catch Hook
   ↓
2. Filter: product = solutions
   ↓
3. Gmail: Send PDF link to leadership

Zapier-Tasks pro Job: 3 Tasks.

Workflow 5: Kundenübergreifende Agentur-Übersicht

Anwendungsfall Agentur-Übersicht

Eine Agentur führt monatlich AI Visibility für 20 Kunden durch. Füllen Sie eine zentrale Google-Sheets-Tabelle automatisch mit den Kennzahlen jedes Kunden.

Einrichtung der Agentur-Übersicht

Schritt 1: Zentrale Tabelle erstellen

Name der Tabelle: Client Dashboard

Spalten:

  • A: Client Name
  • B: Date
  • C: Token
  • D: Presence Score
  • E: Authority Score
  • F: Competitive Rank
  • G: Top Competitor
  • H: Status

Schritt 2: Ein Catch Hook für alle Kunden

Erstellen Sie einen einzelnen Catch-Hook-Zap. Verwenden Sie bei den Berichten jedes Kunden dasselbe webhook_url. Da die Payload report.summary.business_name enthält (aus der Marke, die Sie registriert haben), kann Zapier innerhalb desselben Zaps nach Kunde verzweigen.

Legen Sie jeden Kunden einmal als eigene Marke an:

curl -X POST https://api.surmado.com/v1/brands/ensure \
  -H "Authorization: Bearer sur_live_YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{"brand_name": "Phoenix Cool Air"}'

Verwenden Sie dann den zurückgegebenen brand_slug beim Erstellen von Berichten wieder.

Schritt 3: Nach report.completed und signal filtern

(Wie in Workflow 1.)

Schritt 4: Status mit Formatter berechnen

Aktion: Formatter by Zapier → Numbers → Lookup Table

Input: {{report__summary__presence_score}}

Lookup:

  • 0 bis 30: At Risk
  • 30.01 bis 60: Needs Work
  • 60.01 bis 100: Leading

Output: Statustext.

Schritt 5: Zur zentralen Tabelle hinzufügen

Aktion: Google Sheets → Create Spreadsheet Row

Spaltenzuordnung:

  • Client Name: {{report__summary__business_name}}
  • Date: {{timestamp}}
  • Token: {{report__token}}
  • Presence Score: {{report__summary__presence_score}}
  • Authority Score: {{report__summary__authority_score}}
  • Competitive Rank: {{report__summary__competitive_rank}}
  • Top Competitor: {{report__summary__top_competitor}}
  • Status: (aus Schritt 4)

Schritt 6: Bedingter Slack-Alarm für gefährdete Kunden

Aktion: Filter by Zapier

Bedingung: report__summary__presence_score (Number) Less than 30

Aktion: Slack → Send Channel Message

Nachricht:

:rotating_light: At-risk client alert: *{{report__summary__business_name}}*

*Presence score*: {{report__summary__presence_score}} (below 30 threshold)
*Competitive rank*: #{{report__summary__competitive_rank}}

Action needed: Schedule a Strategy report or content optimization sprint.

View AI Visibility report: {{report__pdf_url}}

Zusammenfassung des Workflows Agentur-Übersicht

1. Catch Hook (single URL, used by all client reports)
   ↓
2. Filter: product = signal
   ↓
3. Formatter: Classify status from presence score
   ↓
4. Google Sheets: Add row with client metrics
   ↓
5. [If presence_score < 30] Slack: at-risk alert

Zapier-Tasks pro Kundenbericht: 3-4 Tasks. Bei 20 Kunden pro Monat: insgesamt etwa 70-90 Tasks (gut innerhalb des Tarifs Starter).

Fortgeschrittene Muster

Muster 1: Tiefere Daten über die REST API abrufen

Die Webhook-Zusammenfassung deckt die meisten Anforderungen ab. Wenn Sie plattformspezifische Aufschlüsselungen möchten (z. B. Presence Scores bei ChatGPT im Vergleich zu Claude), rufen Sie das vollständige Objekt public_intelligence ab:

Aktion: Webhooks by Zapier → GET

URL: https://api.surmado.com/v1/reports/{{report__id}}

Headers:

  • Authorization: Bearer sur_live_YOUR_API_KEY

Struktur der Antwort (AI Visibility):

{
  "report_id": "rpt_abc123xyz",
  "status": "completed",
  "token": "SIG-2026-04-A1B2C",
  "public_intelligence": {
    "summary": { "presence_score": 34.2, "...": "..." },
    "data": {
      "visibility_metrics": { "presence_score": 34.2, "ghost_influence_percentage": 48.3 },
      "platform_variance": { "chatgpt": { "presence_score": 42.1 }, "claude": { "..." } },
      "competitive_position": { "rank": 4, "total_competitors": 12 },
      "...": "..."
    }
  }
}

In Zapier werden diese zu public_intelligence__data__platform_variance__chatgpt__presence_score usw. flach gemacht.

Das vollständige Schema finden Sie unter Strukturierte Daten und Intelligence Tokens.

Muster 2: Vergleich mit früheren Berichten

Anwendungsfall: Den neuen Bericht mit dem des Vorquartals vergleichen.

Einrichtung:

  1. Catch Hook + Filter auf signal
  2. Google Sheets → Lookup Spreadsheet Row (den vorherigen Token dieser Marke finden)
  3. Webhooks by Zapier → GET auf den REST-Endpunkt des vorherigen Berichts
  4. Code by Zapier → Differenz berechnen (aktuell - vorher)
  5. Vergleich an die Tabelle anfügen oder per E-Mail senden

Muster 3: Mehrere Ziele gleichzeitig

Anwendungsfall: Dieselben Daten an Google Sheets + Notion + Airtable.

Einrichtung: Ein Catch Hook → Filter → parallele Aktionen “Zeile/Seite/Eintrag erstellen” für jedes Ziel hinzufügen. Eine einzige Webhook-Payload speist sie alle.

Muster 4: Prüfung der Webhook-Signatur (optional)

Surmado signiert jeden Webhook mit X-Surmado-Signature (HMAC-SHA256 über den kanonisierten JSON-Body). Prüfen Sie bei kritischen Workflows die Signatur in einem Code-by-Zapier-Schritt, bevor Sie handeln. Den Prüfalgorithmus finden Sie im API-Integrationsleitfaden.

Fehlerbehebung

Problem 1: Catch Hook wird nicht ausgelöst

Symptom: Der Zap bleibt still, wenn ein Surmado Bericht abgeschlossen wird.

Ursachen:

  • webhook_url wurde beim Aufruf zum Erstellen des Berichts nicht mitgegeben
  • Die Zapier-URL verwendet kein HTTPS (Surmado verlangt HTTPS. Zapier nutzt es immer, aber prüfen Sie auf Tippfehler)
  • Der Zap ist ausgeschaltet
  • Der Bericht selbst ist fehlgeschlagen (achten Sie stattdessen auf ein Ereignis report.failed)

Lösung:

  • Verwenden Sie webhook.site als Zwischen-URL, um zu bestätigen, dass Surmado die Payload sendet
  • Prüfen Sie den Status des Berichts mit GET /v1/reports/{report_id}. Lautet er failed, sehen Sie einen Webhook report.failed, nicht completed
  • Schalten Sie den Zap ein und lösen Sie einen Testbericht aus

Problem 2: Felder sind in Google Sheets / Notion leer

Symptom: Zeilen im Ziel haben leere Zellen.

Ursachen:

  • Der Feldpfad verwendet einen einfachen statt eines doppelten Unterstrichs (report_summary_presence_score statt report__summary__presence_score)
  • Das Feld existiert bei diesem Produkt nicht (z. B. haben Site Audit Berichte kein presence_score, Strategy hat gar keine Zusammenfassungsfelder)
  • Die zugrunde liegenden Daten haben das Feld nicht befüllt (z. B. kann top_competitor null sein, wenn für die Marke keine Wettbewerber erkannt wurden)

Lösung:

  • Verwenden Sie die Feldauswahl von Zapier, statt Pfade von Hand zu tippen
  • Prüfen Sie das Produkt: report__product zeigt, welche Zusammenfassungsfelder zu erwarten sind
  • Bei AI Visibility stammen die Zusammenfassungsfelder aus dem Extraktor. Die Feldliste finden Sie unter Strukturierte Daten und Intelligence Tokens

Problem 3: Der Abruf über die REST API liefert 401 Unauthorized

Symptom: Der GET-Schritt von Webhooks by Zapier schlägt mit 401 fehl.

Ursache: Der Header Authorization fehlt oder ist fehlerhaft.

Lösung: Prüfen Sie, dass der Header Authorization: Bearer sur_live_... lautet (einschließlich des Präfixes Bearer). Alternativ verwenden Sie X-API-Key: sur_live_....

Problem 4: Doppelte Zeilen in Google Sheets

Symptom: Derselbe Bericht erscheint zweimal.

Ursachen:

  • Surmado wiederholt fehlgeschlagene Webhook-Zustellungen (3 Versuche mit Backoff). Ist Ihr Zap langsam, wiederholt Surmado möglicherweise, bevor Zapier den Empfang bestätigt
  • Sie haben webhook_url bei zwei Berichten für dieselbe Marke konfiguriert

Lösung:

  • Antworten Sie schnell. Der Catch Hook von Zapier ist standardmäßig schnell, aber ein überlasteter Filter- oder Code-Schritt kann die Antwort über das 30-Sekunden-Timeout von Surmado hinaus verzögern
  • Entfernen Sie Duplikate anhand von report__id (mit Formatter von Zapier oder einer Google-Sheets-Suche können Sie vor dem Einfügen prüfen, ob die Zeile schon existiert)

Problem 5: Der Presence Score sieht wie 0-1 statt 0-100 aus

Symptom: Der Presence Score zeigt 0.342 statt 34.2.

Ursache: Sie sehen einen veralteten Feldpfad (das ältere Format visibility_metrics.presence_rate). Das Zusammenfassungsfeld report.summary.presence_score ist bereits auf 0-100 normiert.

Lösung: Verwenden Sie report__summary__presence_score direkt, eine Multiplikation ist nicht nötig.

Bewährte Vorgehensweisen

1. Einheitliche Zap-Namen verwenden

  • AI Visibility → Google Sheets (Client Dashboard)
  • Site Audit → Notion Database
  • Strategy → Email Leadership

Warum: So sind sie in Zapier auch bei 50+ Zaps leicht zu erkennen.

2. Fehlerbenachrichtigungen hinzufügen

Fügen Sie kritischen Zaps einen letzten Schritt hinzu, der Sie per E-Mail oder Slack benachrichtigt, wenn ein früherer Schritt fehlschlägt. Die eingebauten Fehlerbenachrichtigungen von Zapier sind standardmäßig stumm.

3. Ordner zur Organisation nutzen

Zapier-Ordner (Professional-Tarif):

  • Client Reporting: alle Zaps für Kundenübersichten
  • Internal Monitoring: Ihre eigenen Berichte
  • Alerts: Wettbewerbsalarme, gefährdete Kunden

4. Ein Catch Hook pro Produkt

Betreiben Sie einen Catch-Hook-Zap pro Produkt (AI Visibility / Site Audit / Strategy), nicht einen pro Marke. Filtern Sie im Zap nach report__product. Sie müssen webhook_url nur einmal pro Marke bzw. Berichtserstellung konfigurieren.

5. Rohe Payloads für Wiederholungen speichern

Protokollieren Sie die vollständige Webhook-Payload in einer Tabelle oder Datenbank für Rohereignisse. Ändert sich Ihre nachgelagerte Logik später, können Sie frühere Ereignisse erneut abspielen, ohne Berichte neu auszuführen.

Schätzung der Zapier-Tasks

Workflows für einen einzelnen Bericht:

  • Verfolgung (Catch Hook → Filter → Sheets): 3 Tasks
  • Mit Slack-Alarm: 4 Tasks
  • Notion mit Code-Schritt: 4 Tasks
  • Vollständiger Agentur-Workflow mit bedingtem Alarm: 5-6 Tasks

Agentur-Übersichten (20 Kunden/Monat):

  • Einfache Verfolgung: ca. 60-80 Tasks/Monat
  • Mit Alarmen und mehreren Zielen: ca. 100-140 Tasks/Monat

Empfohlener Tarif:

  • 1-5 Kunden: Starter ($20/Monat, 750 Tasks)
  • 5-20 Kunden: Starter reicht meist noch. Professional ($50/Monat) ergänzt Paths und Ordner
  • 20+ Kunden: Professional mit Ordnern und Filtern

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Zaps ohne konfigurierten Webhook auslösen?

Ja. Als Ersatz kann Gmail auf E-Mails von hi@surmado.com reagieren (Surmado benachrichtigt auch per E-Mail, wenn Berichte abgeschlossen sind). Webhooks sind jedoch schneller, zuverlässiger und enthalten die vollständige Zusammenfassung. Bevorzugen Sie Webhooks.

Muss ich sowohl Zapier als auch Surmado bezahlen?

Ja. Zapier ist eine eigene Automatisierungsplattform. Surmado liefert Berichte, die REST API und die Webhook-Zustellung. Zapier verbindet beides.

Kann ich Zaps mit Kunden teilen?

Ja (Professional-Tarif). Mit Zapier Transfer kopieren Sie einen Zap in das Zapier-Konto eines Kunden. Dort kann er ihn an seine Bedürfnisse anpassen.

Was passiert, wenn sich die Zusammenfassungsfelder ändern?

Die Formate der Intelligence Tokens (SIG-, SCN-, SOL-) sind stabil. Die Namen der Zusammenfassungsfelder können mit der Zeit wachsen (neue Felder kommen hinzu), wir wollen bestehende Felder aber weder entfernen noch umbenennen. Über Änderungen, die bestehende Integrationen brechen, informieren wir API-Nutzer.

Kann ich Zapier für umfangreiche Auswertungen früherer Berichte nutzen?

Teilweise. Sie können Berichte für Marken, die Sie auffrischen möchten, manuell erneut auslösen. Für umfangreiche Auswertungen vieler früherer Berichte nutzen Sie direkt die REST API (GET /v1/reports ist paginiert), siehe API-Integrationsleitfaden.

Funktioniert Zapier mit den Inhaltslücken aus Site Audit?

Ja. Site Audit Payloads enthalten report.summary.content_gaps_summary als Kurzfassung und report.summary.quick_wins.content_gaps als priorisierte Empfehlung. Für die vollständige Lückenliste rufen Sie die REST API ab und lesen public_intelligence.data.audit_data.enrichment.content_gaps.

Funktioniert Zapier mit Strategy Berichten?

Teilweise. Strategy-Webhooks enthalten den Token und den PDF-Link, keine strukturierte Zusammenfassung. Nutzen Sie sie, um Workflows auszulösen, die auf dem Abschluss beruhen (das PDF senden, eine Aufgabe anlegen, die Führung benachrichtigen). Strukturierte Strategy-Daten sind heute nicht über die REST API verfügbar, das hängt von der Roadmap ab.

Brauchen Sie Hilfe bei der Einrichtung von Zapier-Integrationen? Schreiben Sie an hi@surmado.com und beschreiben Sie Ihren Anwendungsfall. Wir können eigene Zap-Vorlagen oder Unterstützung bei der Integration anbieten.

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